[EXCEL] (생!기초) 엑셀에서의 데이터 표시 형식 (셀 서식 사용법)

엑셀은 계산을 목적으로 개발된 도구이다. 그러므로 엑셀에서 입력한 데이터가 계산이 가능한 데이터인지 아닌지를 제대로 파악하고 사용해야 한다. (예: 숫자, 날짜 등등)

 

시나리오 1)

현재 엑셀에 수량과 금액이 표기된 데이터가 있다. 한 셀은 수량의 한글 표기인 '개'를 표기하지 않고 한 셀은 표기했을 때 엑셀에서 처리하는 방법에는 차이가 있다.

 

입력된 데이터를 토대로 금액을 1000원으로 입력하여 수량 * 금액으로 총액을 산출해보자. (총액 계산을 하는 D2와 D3에는 엑셀의 수식인 "=B2*C2", "=B3*C3"로 입력하면 계산이 된다.)

 

다음과 같은 결과가 나오는 걸 알 수 있다. 

 

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기본적으로 숫자 뒤에 한글단위를 입력하면 총액등의 계산이 되지 않는다.

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TIP)

엑셀을 사용하다 보면 특정 행이나 열에서 같은 계산이 적용되는 순간이 생기게 된다. 위 예제로 보자면 D열의 총액 산출하는 부분이 그런 부분일 텐데 2행부터 사용자가 원하는 행까지 총액을 산출하는 계산이 모두 동일하다면 수식을 일일이 손으로 치거나 복사/붙여 넣기 하는 건  매우 힘든 일이 될 것이다.

 

이렇게 같은 수식을 같은 행 또는 같은 열에서 반복적으로 사용한다면 다음과 같은 방법으로 일괄 계산되게 처리해보자.

(위 예제를 기준으로 설명)

 

총액 계산 부분(B열 X C열 = D열)에서 D2우측하단 모서리에 마우스 포인트를 올려놓는다. 그럼 아래 사진과 같이 + 표시가 될 것이다.

 

마우스 포인터를 원하는 행 또는 열의 우측 하단 모서리로 이동시킨 후 +표시가 나오는지 확인하자.

 

이 상태에서 마우스를 클릭하고 D2의 수식과 동일하게 적용되는 열까지 마우스를 이용해 드래그 앤 드롭 (마우스를 누른 상태에서 원하는 열까지 쭉~ 내린다.)을 사용해 원하는 열까지 선택하자.

 

드래그 앤 드랍을 해서 동일한 계산을 하는 부분까지 선택한 후 클릭중인 마우스의 버튼을 뗀다.

 

자신이 원하는 열까지 선택하면 빨간색 박스로 선택한 영역이 강조가 될 것이고, 모든 열을 선택했다면 클릭한 마우스 버튼을 뗀다. 그럼 선택한 영역이 모두 D2의 계산과 동일하게 적용되는 모습을 볼 수 있을 것이다.

 

선택한 영역까지 최초 D2의 계산과 동일하게 적용되는 것을 볼 수 있다.

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시나리오 2)

이번에는 시작일과 마감일을 작성해서 시작일로부터 일정한 숫자를 더해 마감일을 계산하는 데이터를 입력해보자.

E2 셀에는 하이픈(' - ')이나 슬래시(' / ') 혹은 현재 날짜 입력 함수인 "=TODAY"를 입력해서 현재 날짜를 출력해 놓고 E3셀에는 -예를 들어-"2020.10.01"이라고 입력해 놓는다.

 

마감일을 자동 계산하기 위해 시작일로부터 60일이 지난 후가 마감일이라고 생각하고 마감일을 작성하는 셀인 F2와 F3에 각각 "=E2+60", "E3+60"이라고 입력하면 어떤 결과가 나오는지 확인해보자. (날짜에 숫자를 더하면 현재 입력된 날짜를 기준으로 더한 숫자만큼 이 '일(日)'에 더해진다.)

 

F3에서는 E3의 날짜입력이 잘못되었기 때문에 마감일이 계산이 안 되는 것을 볼 수 있다.

 

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날짜 표기 방법을 준수하지 않으면 계산이 되지 않는다.

즉! 보통의 문서를 작성하듯이 엑셀에서 수량이나 날짜를 표기하게 되면 해당 데이터는 문자로 처리되기 때문에 계산을 할 수가 없게 된다.

 

솔루션)

문서처럼 작성을 하면서 엑셀에서 계산이 가능하게 표기하려면 다음과 같은 방법을 사용해야 한다.

 

표시 형식 사용

시나리오 1)에서 수량의 한글 표기인 "개"를 사용하면서 계산이 가능하게 하려면, 해당 셀(여기서는 B2셀)에서 단축키인 <Ctrl+1>을 눌러 셀 서식 대화 상자를 열고 사용자 지정 범주를 선택해 우측의 형식 입력창에 " 0"개" "(개를 입력할 시 큰따옴표를 꼭 사용)를 입력해주고 확인을 누르면 수량단위 "개"를 표기하면서 계산이 가능한 숫자로 인식하도록 변경이 가능하다. 즉, 단위 명인 "~명", "~개", "~마리"등등을 앞서 설명한 방식으로 설정해두면 엑셀에서 계산이 가능하면서 단위까지 표기를 할 수 있게 되는 것이다.

 

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셀 서식을 사용해 단위명을 표기하면 이전과 다르게 엑셀에서 계산이 가능한 데이터로 사용할 수 있다.

 

동일하게 시나리오 2)에서 문제가 되었던 점(.)으로 구분하는 날짜 형식을 사용하려면 셀 서식 상자를 열어 사용자 지정을 선택하고 형식 입력창에 yyyy-mm-dd를 선택해서 하이픈(' - ') 부분을 지우고 점(.)으로 변경하고 확인을 누르면 시나리오 2)의 문제점도 해결할 수 있다.

 

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시나리오 1)과 동일하게 셀 서식을 이용해 시나리오 2)도 해결할 수 있다.

 

만약 점(.) 구분이 아닌 다른 구분으로 날짜 표기 방법을 변경하고 싶다면 날짜 범주를 살펴보자. 엑셀에서 기본적으로 표기하는 날짜들의 표기 형식들이 나오는데 본인이 원하는 방식이 없다면 사용자 지정을 사용하면 된다.